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2. Documentos de Referencia para la Auditoría: La empresa deberá contar con los documentos del SG previo a la realización de la Etapa 1 de Auditoria que está conformada de la siguiente información: ● Listado de la Normatividad, documentación Legal y Reglamentaria aplicable a su(s) SG. ● Información Documentada requerida por la Norma de referencia y aquellos determinados por la Organización para la operación. ● Descripción de las principales actividades y un resumen de procesos, productos/servicios y elementos. (Mapeo de Procesos cuando aplique). ● Evidencia de la Auditoría Interna más reciente. ● Evidencia de la Revisión por la Dirección más reciente. ● Política y Objetivos del SG, así como metas y programas cuando así se requiera. ● Listado de las instalaciones o sitios integrantes del SG a certificar, considerando los domicilios, personal por cada sitio, tiempos de traslado desde la matriz a cada sitio, los procesos desarrollados en cada sitio, así como la fecha de finalización de los proyectos para el caso de sitios creados temporalmente (p.ej. sitios de construcción). Dicha información deberá ser accesible al equipo auditor designado durante la auditoria de Etapa 1. 4. Auditoría de Etapa 2: Esta se desarrolla en las instalaciones de la empresa por Auditores Competentes, a fin de evaluar la conformidad del Sistema de Gestión de acuerdo a la Norma de referencia, verificando su efectiva implementación y mantenimiento en la empresa. Se emite el informe correspondiente entregándolo a la Empresa y a la Dirección de Auditoria de Certificación. En caso de existir No Conformidades se comunica a la empresa que tiene un plazo de 90 días naturales para realizar las acciones correctivas y proceder a la revisión y cierre de las mismas. En caso de no existir se da la recomendación para ingresar al Consejo de Certificación. Se genera el “Programa de auditorías para el ciclo de certificación”, en el que se hace una programación previa de las auditorías a realizarse durante todo el ciclo de certificación (tres años).
5. Dictamen del Consejo de Certificación Éste se realiza por personal independiente garantizando la Imparcialidad y con conocimientos en el Sistema de Gestión de referencia, los cuales representan a diferentes sectores como son: Comercio, Público, Industrial, Consumidor, etc. Los cuales evalúan la documentación del sistema de gestión de la empresa junto con el Informe de auditoría, asegurando la confidencialidad y transparencia, evitando conflicto de intereses. Se le informa a la empresa el resultado del dictamen. 7. Emisión del Certificado En caso de ser aprobatorio el dictamen, se entrega el certificado junto con la Guía de uso de marca y logotipo (la cual esta publicada en nuestra página https://www.americantrust.com.mx.
8. Confidencialidad e Información. Se obliga “el organismo” a guardar confidencialidad respecto a la información proporcionada por “el cliente” en relación al sistema de gestión presentado por este al “organismo”, en cuanto a sus servicios, productos, procesos e instalaciones. Sin embargo “el Organismo” tiene clasificada dos tipos de información: Tipo 1: información pública: el “Organismo” podrá dar información a un tercero interesado sobre la información de acceso público como Razón Social, Dirección, Alcance de la Certificación, Fecha de Emisión del Certificado, Vigencia del Certificado, y Estatus notificándole “al Cliente”, sobre la información proporcionada. Tipo 2: Información Judicial o Legal: el “Organismo” podrá dar información por mandato Judicial o Legal a la autoridad interesada sobre la información en este caso se notifica “al Cliente”, sin requerir autorización. 10. Podrán ser motivos de Suspensión de Certificado ● Cambio de alcance y/o razón social, detectado en las auditorías de mantenimiento, sin haberse comunicado a ATR. ● Uso indebido de la marca o logotipo, respecto al certificado otorgado. ● Incumplimiento al sistema de gestión, cuando no se hayan atendido las no conformidades levantadas en las auditorías de Mantenimiento en el plazo establecido de 90 días naturales. ● Se obstaculice o se impida la realización de las auditorías de mantenimiento y/o a corto plazo. ● Incumplimiento de los pagos de los servicios de auditoría realizados. Una vez que el cliente haya sido notificado de su suspensión del certificado tendrá 10 días naturales para manifestar al organismo la causa de su incumplimiento e informe las acciones que tomará. La Suspensión será temporal y será retirada en cuanto el cliente solvente los hallazgos encontrados.
11. Motivos de Retiro (Cancelación) de Certificado  Cualquiera de los motivos reflejados en el punto inmediato anterior, derivado de que se considere grave y necesaria la cancelación inmediata.  Por uso engañoso o desleal respecto al certificado otorgado.  Por Incumplir con la solventación de las causas que originaron la suspensión en el tiempo establecido.  Por Negativa a recibir auditoría de testificación por parte de la Entidad Mexicana de Acreditación (ema)13. Auditorias de Recertificación. Esta se desarrolla en las instalaciones de la empresa por Auditores Competentes, a fin de evaluar la conformidad del Sistema de Gestión de acuerdo a la Norma de referencia, verificando su efectiva implementación y mantenimiento en la empresa. Se emite el informe correspondiente y se entrega a la Empresa con copia a la Dirección de Auditoria de Certificación. En caso de existir No Conformidades se comunica a la empresa que tiene un plazo de 90 días naturales para indicar las acciones correctivas a realizar y la verificación de la efectividad de las mismas. En caso de no existir se da la recomendación para ingresar al Consejo de Certificación. Para Auditorías de Recertificación, donde se detecten No Conformidades, dichos hallazgos deberán ser atendidos y haber implementado acciones correctivas pertinentes para ser verificados y cerrados por parte de ATR, ANTES de la expiración de la Certificación, en caso de que no se realice en tiempo el cierre de los hallazgos se tendrá que aplicar la restauración. 15. Auditoria a corto plazo: Existen dos causas que motivan la realización de auditorías con notificación a corto plazo: 1. En caso de que “el cliente” este en proceso de suspensión se podrá programar una auditoria a corto plazo para verificar la atención e implementación para solventar las acciones que originaron la suspensión. 2. En caso de que el organismo reciba una queja imputable a “el cliente” hecha por un tercero y que afecte la credibilidad de “el organismo” por el Sistema de Gestión Certificado. ATR evaluará la queja antes de decidir si se realizará la auditoría a corto plazo. En el caso de que se generen gastos por estas auditorías, estos serán cubiertos por “el cliente” de acuerdo a lo cotizado por el área comercial de American Trust Register, SC.
16. Organizaciones con sitios temporales. La empresa que debido a su operación tenga considerados sitios temporales (un sitio temporal es aquel creado por una organización con objeto de realizar un trabajo o un servicio específico por un periodo finito de tiempo y que no se convierta en un lugar permanente, por ejemplo, una obra de construcción) donde prestan sus servicios. La Organización deberá notificar a ATR cuantos lugares y cuantas personas laboran en estos sitios para poder preparar la logística de trabajo y la asignación de días para la auditoria. 18. Auditorías de Testificación a “EL ORGANISMO” por parte de la Entidad Mexicana de Acreditación (ema) Una auditoría de testificación es una auditoría en la que se evalúa al Organismo de Certificación por parte del Organismo de Acreditación ema durante la realización de una auditoría practicada a un cliente. Cabe mencionar que la ema en ningún caso estará evaluando al cliente y esto no afectará su auditoría. En caso de que el Organismo de Acreditación (ema) solicite que se haga una testificación durante alguna de sus auditorías, esta se deberá realizar de acuerdo a lo solicitado. En caso de no poder recibir esta auditoría se deberá emitir una justificación que será turnada a la ema para su autorización, en caso de no ser autorizada se deberá recibir la auditoría de testificación. En caso de no cumplir con las políticas antes mencionadas, se podría proceder a la CANCELACIÓN DE SU CERTIFICADO con base en lo establecido en el Documento Mandatorio IAF MD 17:2015 en su punto 2. 2. 2.